Un cambio fundamental en los consejos sobre planificación empresarial
Cada vez que alguien me decía que hiciera un plan a cinco años o planificara todo el año al detalle, lo intentaba. Lo hice durante años. Pero nunca terminó de tener sentido para mí.
Si alguien me hubiera preguntado, a comienzos de 2020, cómo creía que sería mi vida, probablemente habría dicho algo así: llevar un negocio paralelo en Chile mientras seguía trabajando en una oficina, ahorrar para una casa y viajar de vez en cuando.
¿Qué ocurrió en realidad? Terminé viviendo en Brasil, Tailandia y España. Empecé a trabajar de forma remota y a tiempo parcial mientras viajaba a muchos lugares que ni siquiera imaginaba conocer. Nada de eso se me habría ocurrido entonces, y mis prioridades fueron cambiando en el camino.
No sabemos exactamente qué ocurrirá después. Por eso, tampoco podemos saber con exactitud qué será lo más importante para nosotros en el futuro.
“Un viaje de mil millas comienza con un solo paso.” — Lao Tse
Por cliché que suene, muchas veces es mejor centrarse en un paso a la vez que quedarse mirando toda la montaña que tienes delante. Simplemente es más práctico.
Por qué funcionan los ciclos más cortos
Los ciclos de planificación más cortos suelen funcionar mejor porque ayudan a los equipos a avanzar sin aferrarse a planes que ya no reflejan la realidad.
Varios enfoques conocidos promueven esta idea:
- The 12 Week Year: el marco de Moran y Lennington divide el año en ciclos de 12 semanas.
- 37signals: los creadores de Basecamp sostienen que un ciclo de trabajo de seis semanas da a los equipos tiempo suficiente para terminar un trabajo significativo sin una carga excesiva de planificación.
- Scrum: este marco ágil utiliza iteraciones cortas —por lo general, de dos a cuatro semanas— con objetivos y entregables claros.
En lugar de crear una lista abrumadora de tareas y perseguir un objetivo fijo sin importar qué ocurra, céntrate en implementar una cosa significativa a la vez.
Cómo implementar ciclos más cortos en tu empresa
Paso 1: Vuelve a tu porqué
Revisa tu visión y tus objetivos a largo plazo. Deben guiar lo que eliges hacer durante cada ciclo de corto plazo.
Paso 2: Define un plazo
Elige un plazo lo bastante largo como para producir algo significativo, pero lo bastante corto como para mantener el impulso y evitar tener que replantear el plan constantemente.
Empieza con una duración que te parezca realista y ajústala después. No hace falta acertar a la primera.
Paso 3: Conversen sobre lo que más importa
Reúne a tu equipo para hablar sobre qué debería mejorarse a continuación.
No llegues con una lista interminable de proyectos posibles. En su lugar, pide a cada persona que proponga unas pocas ideas que realmente puedan hacer avanzar el negocio.
La conversación debería centrarse en:
- el desafío o la oportunidad;
- por qué importa ahora; y
- por qué el trabajo propuesto podría tener impacto.
Paso 4: Decide en qué trabajar
Hay muchas formas de elegir la siguiente prioridad. Escoge la que mejor se adapte a tu equipo:
- Usa tu criterio: A veces, una decisión rápida basada en la experiencia es la correcta. No todas las decisiones necesitan un proceso de evaluación complejo.
- Usa un sistema de puntuación: Define criterios y puntúa cada idea en función de ellos.
- Vota u ordena las opciones: Deja que las personas del equipo evalúen las ideas y voten por sus favoritas.
Paso 5: Comprométanse y documenten
Asigna a una persona la responsabilidad de cada iniciativa y deja que defina cómo será el éxito.
Documenta la decisión en algún lugar visible: en un correo electrónico, en la parte superior de tu herramienta de gestión de proyectos, en la página de inicio de tu intranet o simplemente como tareas claramente asignadas.
Ejemplo
Imagina que tu equipo de soporte ha recibido quejas repetidas sobre el tiempo de actividad, problemas de conexión y caídas del sistema. Proponen un proyecto para reforzar las operaciones.
Al mismo tiempo, tus responsables de cuentas se unen una y otra vez a llamadas para enseñar a los clientes a realizar acciones básicas, como abrir un ticket o crear una solicitud. Proponen mejorar el proceso de incorporación de clientes.
También has notado que tu equipo ha estado trabajando demasiado. Propones crear un panel de capacidad, mejorar el seguimiento del tiempo y dar a las personas una forma de indicar si están sobrecargadas o si pueden asumir más clientes.
Cada grupo presenta una solución que se ajusta al plazo elegido. En lugar de crear de inmediato un chatbot complejo para la incorporación de clientes, podrías dividir el trabajo en pasos más pequeños:
- En un ciclo de dos semanas: pregunta a los clientes con qué tienen dificultades o revisa conversaciones y reuniones anteriores para identificar problemas frecuentes.
- En un ciclo de 30 días: identifica las áreas con las que los clientes tienen más dificultades y empieza a grabar vídeos y crear documentación útil.
- En un ciclo de ocho semanas: crea una wiki para clientes y decide dónde y cuándo mostrar la documentación para que puedan encontrarla cuando la necesiten.
Después, elige una prioridad mediante una votación, un sistema de puntuación o una conversación. Asegúrate de que siga alineada con tu visión a largo plazo y descarta las ideas que no lo estén.
El lugar de la planificación a largo plazo
Esto no significa que no puedas asumir proyectos que duren un año. Significa que te centras en lo que más hará avanzar el negocio ahora.
Si estoy construyendo una casa, sigo necesitando una visión de la casa terminada. Pero primero debo centrarme en lo que tiene que ocurrir a continuación y en cómo avanzar rápido sin comprometer la calidad. Eso crea una mejor alineación en torno a las prioridades.
Los objetivos a largo plazo no son predicciones rígidas. Son un reflejo de tu visión, tus principios y tu dirección actuales. Te ayudan a tomar mejores decisiones hoy.
Pueden cambiar a medida que cambian las circunstancias. Los factores externos pueden hacer que tengas que priorizar una cosa por encima de otra.
Solo asegúrate de que lo que elijas hacer a continuación esté alineado con tu propósito.
