No tienes tiempo para dibujar tus flujos de trabajo. Así encuentro las brechas.

La mayoría de las personas «no tiene tiempo» para dibujar sus flujos de trabajo, así que muchos procesos manuales nunca llegan a descubrirse ni documentarse.

No tienes que dibujar cada flujo de trabajo para detectar las brechas. Sí necesitas llevar un registro de lo que no está cubierto o documentado.

Así es como lo hago.

Empieza por las preguntas

Es más fácil detectar lo que no está a la vista cuando colaboras. Si alguien pregunta «¿Cómo se hace esto?» sobre algo que esperarías que el resto del equipo supiera, puede ser señal de que hay una brecha. Las preguntas que se repiten una y otra vez te indican cuándo puede ser el momento de crear un flujo de trabajo o un procedimiento operativo estándar (SOP).

Facilita que tú y tu equipo vean dónde están las brechas. Guarda las preguntas en un solo lugar, junto al trabajo que las originó. En vez de repartirlas entre Slack, el correo y otros canales, añádelas como comentarios en la tarea correspondiente.

Añade una etiqueta y revísala una vez al mes

Cuando veo algo que necesita un SOP u otro tipo de documentación, añado la etiqueta «documentar» a la tarea en nuestra herramienta de gestión de proyectos.

A fin de mes, reviso las tareas con esa etiqueta y me pregunto: ¿existe la documentación? Si existe, ¿hay que actualizarla? ¿O simplemente necesitamos hacerla más visible?

Si tu equipo ya graba videos mientras realiza el trabajo, puedes usarlos para crear o actualizar la documentación. Extrae la transcripción y pídele a la IA que la compare con lo que ya tienes y sugiera cambios.

Dos ejemplos

Crear un SOP por primera vez

Estás empezando a usar una nueva plataforma y cada vez recibes más solicitudes relacionadas con ella. Quieres empezar a delegar esas tareas en tu equipo porque te están quitando demasiado tiempo.

Añade la etiqueta a las tareas relacionadas con la plataforma. A fin de mes, graba un video donde muestres cómo iniciar sesión y hacer las tareas básicas que te han pedido. Llevar un registro de las solicitudes en las tareas resulta útil: puedes ver qué te han pedido últimamente y revisarlas para decidir qué incluir en el documento.

Mejorar un proceso existente

Quizá tu equipo cometió un error y tuvo que corregirlo después de entregar el trabajo. Revisa la tarea o pregúntale a la persona del equipo qué ocurrió. Después comprueba si hay un SOP u otra documentación sobre ese proceso y qué indica. Si la persona se saltó un paso que aparece en la documentación, añádelo a la tarea en cuestión.

Me gusta usar plantillas para los tipos de tareas recurrentes. Por ejemplo, tengo plantillas para crear formularios, actualizarlos y trabajar con los tipos más habituales. Las uso al crear tareas y antes de delegarlas. Así, el equipo tiene listas de control de calidad pertinentes, enlaces a la documentación y tareas o proyectos de referencia que puede consultar.

Asigna a una persona responsable

Por último, alguien tiene que hacerse cargo de los SOP. Una sola persona puede coordinar toda la documentación, o pueden repartir el trabajo por temas y dejar que cada equipo gestione sus propios SOP.

Ese es mi papel con mis clientes: reviso qué convendría incluir en la documentación, etiqueto las tareas pertinentes y las reviso una vez al mes.

No hace falta mapear cada flujo de trabajo antes de empezar a mejorar las cosas. Empieza por registrar las preguntas y los problemas que surgen mientras se trabaja. Revísalos con regularidad y úsalos para decidir qué hay que documentar, actualizar o hacer más fácil de encontrar.

Si quieres ayuda para establecer un proceso práctico como este para tu equipo, ponte en contacto con Upgroves y veremos por dónde empezar.