90 Tareas Repetitivas Que Puedes Delegar Fácilmente Ahora

Te sentaste y empezaste a hacer una lista de cada tarea que realizas diaria, semanal, mensual y trimestralmente — desde responder correos y formularios de contacto, hasta facturas, redes sociales, edición de video y redacción de blogs.

Has llegado al punto en que necesitas crecer, pero el límite está en lo que puedes hacer (y hacer bien) para alcanzar tus metas. Eres estructurado, documentas tus procesos. Entonces, ¿por qué no logras descifrar cómo contratar a alguien para que haga la mayor parte de lo que tú haces hoy?

Las tareas repetitivas son el lugar correcto para empezar. No son demasiado riesgosas para que otra persona las aprenda, y es la forma más rápida de liberar tu tiempo para que puedas enfocarte en aquello en lo que específicamente se te da bien.

Gestión de proyectos

Creación y asignación de trabajos

Crear tarjetas de trabajo a partir de consultas, correos o formularios de ingreso
Asignar trabajo al miembro adecuado del equipo cuando se confirma un trabajo
Programar trabajos y reservar franjas horarias con clientes
Crear trabajos recurrentes de forma automática según un calendario definido
Informar a los subcontratistas sobre los detalles del trabajo

Programación y despacho

Elaborar turnos (misma rotación cada semana con ajustes menores)
Asignar trabajadores de campo a los trabajos según ubicación y disponibilidad
Hacer seguimiento del equipo y las reservas de vehículos

Comunicación con el cliente

Enviar actualizaciones de estado a los clientes en etapas clave (recibido, en curso, completado)
Hacer seguimiento de cotizaciones enviadas antes de que los leads se enfríen

Seguimiento de trabajos y reportes

Registrar trabajos bloqueados o en espera
Alertar al equipo sobre trabajos vencidos antes de que el cliente lo note
Hacer seguimiento de cambios de alcance y canalizarlos para aprobación
Recopilar documentos requeridos antes de iniciar el trabajo
Activar facturas cuando un trabajo se marca como completado
Calcular el costo del trabajo frente al margen esperado
Elaborar informes de fin de jornada en obra
Escribir notas de entrega al final del turno o de la semana
Enviar recordatorios de plazos al equipo

Administración

Gestión de correo electrónico

Clasificar y depurar la bandeja de entrada: etiquetar, archivar, eliminar spam y promociones
Responder consultas rutinarias: precios, disponibilidad, horarios, preguntas frecuentes
Reenviar o asignar correos al miembro adecuado del equipo
Marcar correos urgentes y crear tareas a partir de ellos
Enviar correos de seguimiento

Gestión de reuniones y calendario

Programar reuniones y gestionar el calendario
Reprogramar reuniones canceladas
Enviar notas de preparación previas a la reunión a los asistentes
Gestionar reservas de salas y recursos
Distribuir las actas de las reuniones después de las llamadas
Registrar las decisiones de las reuniones en un documento compartido

Gestión documental

Convertir archivos (PDF a Word, Excel a CSV, etc.)
Combinar y dividir PDFs
Actualizar los números de versión en los documentos
Archivar archivos antiguos de forma periódica
Clasificar y organizar registros digitales
Actualizar y mantener procedimientos operativos estándar

Viajes

Reservar vuelos, alojamiento y transporte
Gestionar los check-in en línea
Elaborar itinerarios de viaje

Marketing

Dar formato y programar entradas de blog y boletines
Crear gráficos básicos para redes sociales
Monitorear y responder reseñas
Subir contenido y gestionar tareas básicas de SEO
Programar publicaciones en redes sociales
Limpiar listas de correo y programar campañas

Ventas

Calificar leads e investigar datos de prospectos
Actualizar registros del CRM
Dar formato a propuestas y documentos de pitch
Dar seguimiento a cotizaciones enviadas
Reportar el estado del pipeline por etapa
Reportar fuentes de leads y tasas de conversión

Atención al cliente

Responder preguntas frecuentes por correo o chat
Procesar solicitudes de devolución y reembolso
Enviar correos de solicitud de reseña después de la entrega del servicio
Alertar de inmediato a la persona adecuada cuando llega una queja
Reportar sobre clientes recurrentes
Reportar cancelaciones y bajas

Finanzas

Conciliar transacciones bancarias
Categorizar gastos
Preparar documentos para el contador
Crear y enviar facturas
Perseguir pagos vencidos
Registrar gastos y archivar recibos
Reportar los ingresos esperados del mes en curso
Reportar el gasto real frente al presupuesto
Generar informes de cuentas por cobrar vencidas
Reportar la rentabilidad por trabajo o periodo

Inventario, compras y proveedores

Coordinar con proveedores y abastecedores
Monitorear niveles de stock y activar reordenes cuando bajen
Enviar plantillas de solicitud de cotización a proveedores
Generar órdenes de compra a partir de cotizaciones aprobadas
Confirmar entregas contra los pedidos realizados
Hacer seguimiento de suscripciones y fechas de renovación

Personas

Onboarding

Ejecutar la lista de verificación de alta del nuevo empleado: cuentas, accesos, correos de bienvenida, papeleo
Monitorear el progreso del onboarding y señalar pasos incompletos

Permisos y asistencia

Registrar solicitudes de permiso, verificar la cobertura y confirmar la aprobación
Hacer seguimiento de los saldos de permisos
Enviar notificaciones diarias de ausencias al equipo

Hojas de tiempo y preparación de nómina

Perseguir hojas de tiempo faltantes
Consolidar y revisar las hojas de tiempo enviadas
Preparar la nómina para aprobación y enviarla una vez aprobada

Capacitación

Asignar la capacitación obligatoria al personal
Enviar recordatorios de capacitación y hacer seguimiento de su finalización
Elaborar informes de finalización de capacitación

Comunicaciones internas

Enviar anuncios internos recurrentes
Distribuir actualizaciones de políticas y recopilar acuses de recibo

TI y sistemas

Configurar cuentas y accesos para nuevos empleados
Revocar accesos cuando alguien se va
Gestionar licencias de software y número de asientos
Restablecer contraseñas y gestionar solicitudes de acceso
Monitorear automatizaciones e integraciones en busca de fallos